MS Excel क्या है? | MS-Excel का विस्तार में विवरण

Microsoft Excel का पारिभाष, उपयोग और इतिहाश

Microsoft Excel का परिचय

Microsoft Excel, Microsoft Corporation द्वारा विकसित एक शक्तिशाली स्प्रैडशीट प्रोग्राम है जो उपयोगकर्ताओं को डेटा को सारणीबद्ध प्रारूप में व्यवस्थित करने, विश्लेषण करने, देखने, डेटा बनाने, हेरफेर करने, गणना करने, चार्ट और ग्राफ़ बनाने और कई अन्य डेटा विश्लेषण कार्य करने की अनुमति देता है। एक्सेल का व्यापक रूप से विभिन्न उद्योगों में उपयोग किया जाता है, जैसे कि वित्त, लेखा, business, इंजीनियरिंग और शिक्षा के क्षेत्रों में…

यह आमतौर पर वित्तीय विश्लेषण, बजट, परियोजना प्रबंधन, इन्वेंट्री ट्रैकिंग और कई अन्य कार्यों के लिए उपयोग किया जाता है। छात्रों को विभिन्न डेटा विश्लेषण और प्रबंधन कौशल सिखाने के लिए एक्सेल का उपयोग शिक्षा में भी किया जाता है।

MS Excel का इतिहाश

एक्सेल को पहली बार 1985 में Microsoft Office सुइट के हिस्से के रूप में पेश किया गया था और बाद में 1987 में विंडोज के लिए जारी किया गया था। तब से, दुनिया में सबसे व्यापक रूप से उपयोग किए जाने वाले स्प्रेडशीट प्रोग्रामों में से एक बनने के लिए इसमें कई अपडेट और सुधार हुए हैं।

एक्सेल का इंटरफ़ेस cells के एक ग्रिड से बना है, जहाँ उपयोगकर्ता डेटा इनपुट और हेरफेर कर सकते हैं। प्रत्येक सेल को एक अक्षर और संख्या के एक अद्वितीय संयोजन द्वारा पहचाना जाता है, जैसे A1, B2, C3, आदि। उपयोगकर्ता इन सेल में पाठ, संख्या और सूत्र दर्ज कर सकते हैं, और एक्सेल दर्ज किए गए डेटा के आधार पर गणना करेगा।

MS-Excel का विस्तार में विवरण

Title Bar

MS Excel में सबसे ऊपर वाले भाग को टाइटल बार कहा जाता है यह आप्शन बहुत ही महत्वपूर्ण है कियोंकि यह सुनिचित करता है कि जीस एक्सेल वर्कशीट को आप ओपन किये है वह किस चीज से सम्बंधित है, यह तब और महत्वपूर्ण हो जाता है जब आप एक से ज्यादा या कई सरे एक्सेल को एक साथ ओपन किये रहते है उस टाइम आपको समझने में आसान हो जाता है कि अभी आप कौन से वर्कशीट पे काम कर रहे हैं

Quick Access Toolbar

क्विक एक्सेस टूलबार एक्सेल में मेनू या फाइल तब के थोरा ऊपर अवस्थित रहत है इसका काम है कि जब आप एक्सेल पे काम करते रहते है उस समय इस आप्शन का उपयोग करके आप अपने काम को और आसान बना सकते है साथ ही साथ आप जीस प्रोग्र्रम या फ़ाचेर्स का उपयोग सबसे ज्यादा करते है वैसे प्रोग्राम या बटन क्विक एक्सेस टूलबार में सेट कर सकते है और आप जब चाहे इसे अपने अनुसार हटा सकते है या customise कर सकते है

Quick Access Toolbar in Excel

Ribbon Tab

रिबन, माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में विंडो के शीर्ष पर हेडर की तरह रहता है, इसका डिज़ाइन किसी भी कार्य को पूरा करने के लिए आवश्यक कमांड्स को तेज़ी से ढूँढने में आपकी मदद करने के लिए किया गया है। आपको बता दें कि इसमें कई सारे टैब्स रहता है जहाँ सभी विकल्पों को वर्गीकृत किया गया है। प्रत्येक टैब में ब्लॉक वाइज विकल्पों का एक समूह रहता है। कहा जाता है की एक्सेल को अच्छी तरह से समझने के लिए रिबन के सभी विकल्पों का ज्ञान होना बहुत जरुरी है।

एक्सेल में उपयोग किए जाने वाले टैबों का उदहारण निम्नलिखित प्रकार से है।

Ribbon Tab in Excel

File Menu

फाइल मेनुए के अंदर अधिकतर ऐसे टूल्स रहते है जिसका उपयोग काम के शुरुआत या अंतिम में अधिकतर उपयोग होता है साथ ही साथ अकाउंट, प्रोफाइल, रिबन कस्टमइजशन करने से सम्बंदित शामिल रहता है जैसे:-File Info, New, Open Save, Save As History, Print, Share, Export, publish, close, Account, Feedback and Options.

File Menu in Excel

Home Tab

जब एक्सेल को ओपन किया जाता है तो यह अपने आप होम टैब में खुल जाता है। होम टैब के अंदर कई सारे group रहते है और प्रतयेक group में विकल्पों का एक समूह रहता है इन सभी विकल्पों के मदद से एक्सेल पे हम वर्क कर पते है। यहाँ होम टैब के अंदर दिए गए कुछ विकल्पों का उदहारण निम्नलिखित प्रकार से है जैसे:-

Cclipboard, Font, Alignment, Number, Style Cell and Editing

Home Tab in Excel

Insert Tab

जैसा कि नाम से पता चलता है, अगर हमें Excel के वर्कशीट पर कुछ नई चीजें चाहिए, तो हमें उन्हें इन्सर्ट करना होगा। अक्सर जब भी हमें अपना काम करते हुए कुछ चीजें ऑनलाइन या ऑफलाइन लाना होता है तो इन्सर्ट टैब का इस्तेमाल किया जाता है इसमें कई ग्रुप होते हैं जो इस प्रकार हैं

Table, Illustrators, Charts Add-ins, Filters, Tours, Sparklines, Link और Symbols

Insert Tab in Excel

Page Layout

एक्सेल में जब भी Page से संबंधित कोई सेटिंग करनी होती है या उसमें कुछ बदलाव करने होते हैं तो पेज लेआउट टैब की मदद ली जाती है जो कि बहुत ही उपयोगी टूल है। पेज लेआउट के पूछ ग्रुप निम्नलिखित प्रकार से हैं:

Page Setup, Themes , Scale to Fit, Sheet Options और arrange

Page Layout in Excel

Formulas Tab

जब भी एक्सेल में कोई फार्मूला (सूत्र) लगाना है या हमें फार्मूला से संबंधित किसी चीज की आवश्यकता होती है, तो सभी फार्मूला (सूत्र), Formulas Tab के अंदर मौजूद होते हैं, जिनकी मदद से हम डेटा की गणना (calculation) कर सकते हैं।

Function Library, Defined Names, Formula Auditing and Calculation

Formula Tab

Data Tab

एक्सेल में डाटा टैब का इस्तेमाल बहुत ज्यादा होता है क्योंकि हम जानते हैं कि अधिकतर लोग सिर्फ कैलकुलेशन और डाटा से संबंधित लोग ही एक्सेल पर ज्यादा काम करते हैं और ऐसे में जब डाटा से संबंधित कोई चीज करनी होती है तो डाटा टैब की मदद से अपने काम को पूरा करते हैं।

Queries & Connections, Get & Transform Data, Sort & Filter, data Tools, Forecast और Outline

Data Tab in Excel

Review

अक्सर जब हम excel पे अपना काम पूरा कर लेते हैं तो यह देखने के लिए कि जो हम अभी तक किए हैं वह सही है या नहीं इसको जानने के लिए रिव्यू टैब का प्रयोग किया जाता है ताकि कोई समस्या हो तो उसे पुनः सही किया जा सके।

Proofing, Accessibility, Insights, Language, Comments, Changs and Ink

Review Tab in Excel

View dab

जब हम एक्सेल वर्कशीट पर अपना काम पूरा कर लेते हैं, तो पूरा किये गए काम कैसे दीखते है या इसमें कुछ बदलाब करने की जरुरत होती है तो हम एक्सेल में व्यू टैब का उपयोग करते हैं।

Workbook Views, Show, Zoom, Window and Macros

Design Tab

एमएस एक्सेल में डिज़ाइन टैब आपको तालिका, पंक्ति, कॉलम और सेल पर लागू होने वाली शैली सहित कई अलग-अलग सेटिंग्स बदलने की अनुमति देता है। आप इस टैब का उपयोग किसी तालिका को कस्टमाइज़ करने के साथ-साथ इसे वापस सामान्य श्रेणियों में बदलने के लिए कर सकते हैं और जल्दी से अच्छी तरह से डिज़ाइन की गई पिवट टेबल और स्लाइसर बना सकते हैं। इसके अलावा आप अपने हिसाब से कई बदलाव या सेटिंग भी कर सकते हैं।

Help Tab

जैसा कि हेल्प टैब के नाम से ही पता चलता है, अगर आपको काम करते समय किसी भी तरह की समस्या आती है, तो आप हेल्प टैब की मदद से मदद ले सकते हैं, आपको माइक्रोसॉफ्ट की वेबसाइट पर रीडायरेक्ट करके आपकी समस्या के अनुसार समाधान मिल जाएगा। देता है और आपके काम को आसान बनाता है

Formula Bar

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में फॉर्मूला बार बहुत ही महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है जब आप फॉर्मूला या फंक्शन से संबंधित एक्सेल वर्कशीट पर काम करते रहते हैं, और आप जैसे ही सेल पर क्लिक करते हैं तो उस सेल में दिए गए फॉर्मूला से संबंधित जानकारी फॉर्मूला बार में दिखाई देने लगती है। जो आपके लिए समझना बहुत आसान हो जाता है और जब आप डेटा से संबंधित किसी भी डेटा पर काम करते रहते हैं तो यह बहुत मददगार साबित होता है।

Formula Bar in Excel

Name Box (Cell Reference)

जब आप एक्सेल की किसी वर्कशीट पर काम करते रहते हैं और जैसे ही आप किसी सेल को सेलेक्ट करते हैं तो आपको सेल के नाम की जानकारी उसके बॉक्स में दिखने लगती है।

Name Box (Cell Reference) in MS Excel

Row and Column

एक Row डेटा का एक क्षैतिज संरेखण (horizontal alignment) के रूप में जाना जाता है, जबकि column vertical (लंबवत) के रूप में जाना जाता है। वर्कशीट में उनमें rows की संख्या 1,048,576 हो सकते हैं। जबकि columns  की संख्या 16,384 होते है। एक row में रखी गई वस्तुएँ आमतौर पर आगे की ओर होती हैं, जबकि एक column में वस्तुएँ निचे की तरफ जाती है।

Cells

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में सेल का बहुत महत्व है, यह जाने बिना आप एक्सेल में कुछ भी नहीं कर सकते, आपको बता दें कि वर्कशीट में रो और कॉलम को मिलाकर जो छोटा सा हिस्सा बनता है उसे सेल कहते हैं और यह तेल ऐसा है कि इस सेल में आप डेटा दर्ज करते हैं और आप एक्सेल पर काम कर पाते हैं।

Worksheet

Microsoft Excel में डिफ़ॉल्ट रूप से आप वर्कशीट को "Sheet1" के द्वारा ओपन करते हैं, हालाँकि, आप अपनी इच्छानुसार एक से अधिक वर्कशीट बना सकते हैं और उसमें कुछ अनुकूलन भी कर सकते हैं, जैसे उसका नाम, उसका रंग, उसकी सुरक्षा, आदि।

Worksheet in Excel

Workbook

एक्सेल में वर्कबुक उस भाग को कहते हैं जिस पर आप कार्य करते हैं, सेल कॉलम और रो मिलकर एक वर्कशीट बनाते हैं और यही वह भाग है जहाँ आप विभिन्न प्रकार के कार्य करते हैं और उसमें अनुकूलन करते हैं, यह एक्सेल में सबसे ज्यादा उपयोगी वाले हिस्सा है।

Status Bar

एड्रेस बार एमएस-एक्सेल के बिल्कुल नीचे होता है, यह एड्रेस बार आपको काम करते समय छोटी-छोटी चीजों की जानकारी देता है, जो काफी मददगार होता है।

Status Bar in Excel

 निष्कर्ष

कुल मिलाकर, Microsoft Excel बड़ी मात्रा में डेटा के प्रबंधन, विश्लेषण और विज़ुअलाइज़ेशन के लिए एक शक्तिशाली स्प्रेडशीट प्रोग्राम और बहुमुखी उपकरण है, और यह दुनिया भर के व्यवसायों, संगठनों और व्यक्तियों के लिए एक महत्वपूर्ण उपकरण बना गया है।